Jak proměnit plán v realitu?

Vsadím se, že spoustu věcí, co se tu dnes dočteš určitě víš. Ale i přes to velice často ve firmách, organizacích, ale i v osobním životě čelíme tomu, že jsme nedosáhli svých cílů a nesplnili ty nejdůležitější úkoly. 

Zkus si odpovědět na následující dvě otázky. Měl/a si někdy novoroční předsevzetí, ale nesplnili si jej? Měl/a si v práci meeting a zjistil/a si, že nikdo nepracoval na klíčovém úkolu? Věřím, že alespoň na jednu z těchto otázek sis určitě odpověděl/a ano. Tak proč to děláme? Co jsou klíčové body, které musíme do své pracovní či osobní rutiny zahrnout, abychom dělali činnosti, které nás budou kontinuálně posouvat k cíli? Právě o tom bude tento článek. Tak hurá do toho 💪



Čtyři hlavní důvody toho, že nejsme často schopni realizovat naše plány jsou následující:



  1. Často cíle vůbec nemáme nebo je máme velice vágně definované. Být konkrétní je klíčem k úspěchu. 
  2. Máme cíl, ale jak ho dosáhnout? Chybí nám jasně vytyčené aktivity k tomu, abychom cíle dosáhli.
  3. Strčíme si plán “do šuplíku” a nesledujeme měřitelné výsledky, jak a jestli se posouváme ke svému cíli.
  4. Chybí nám vzájemná zodpovědnost a vztah k cíli, který často často dostaneme jen jako zadání. 

 

Možná si říkáš, že je to přece jasné. Ale zkus si znovu vybavit svou odpověď na otázku o předsevzetí a klíčových úkolech a čti dál. I když tato metodika byla vytvořena hlavně pro firemní prostředí, dá se krásně použít i pro osobní cíle. Takže ať už chceš zvýšit obrat o 15 % nebo uběhnout 10 km za 55 minut jako já, princip je stejný.

 

Ale jak na to? 

 

Odpovědí na tuto otázku je kniha “4 Disciplines of Execution” (4DX), kterou napsali Chris McChesney, Jim Huling a Sean Covey. Tyto 4 disciplíny nám pomáhají výše zmíněné problémy vyřešit. Z mého pohledu se jedná o celkové přenastavení mysli, chování a toho, jak pracujeme jako jednotlivci, ale i jak funguje celá firma. 

 

Pojďme si je představit: 

  1. Zaměř se jen na ty nejdůležitější cíle (Focus on widely important goals)
    Vždy máme více dobrých nápadů, než jaká je kapacita pro jejich realizaci. Z toho důvodu je prvním krokem vybrat si 1-3 cíle, které dávají ten největší smysl ve vztahu k vizi firmy/organizace nebo i k tvé osobní vizi. Otázkou je, které jsou ty klíčové cíle, na které se chceme zaměřit v tuto chvíli.
    Dále je důležitá jejich jasná definice. Správný cíl dle metodologie 4DX je formulován následovně: “Sloveso z X na Y do DD.MM.YYYY” Příkladem nejdůležitějšího cíle může být následující: Růst v prodeji z 1,5 milionu Kč na 2,2 miliony Kč do 31.12.2019. Nebo zrychlit z 65 na 55 minut na 10 km trati. Takto určený cíl nám jasně říká slovesem, jaká akce musí proběhnout, jaký je kvantitativní cíl a do kdy jej musíme dosáhnout. 
  2. Definuj a dělej aktivity vedoucí k cíli (Act on the lead measures)
    Když máme určený náš nejdůležitější cíl, druhou disciplínou je definování a realizace aktivit, které nás k tomuto cíli dovedou.
    Zde je pár základních pravidel v jejich určování:
    a. musí být ovlivnitelné tebou samotným (případně tvým týmem);
    b. musí být opakovatelné;
    c. musí přímo ovlivňovat tvůj nejdůležitější cíl.
    U jejich definice se také zaměř na paretovo pravidlo a najdi takové aktivity, které ti s 20% úsilí přinesou 80% výsledků. Představ si to jako páku, kdy s malou silou dokážeš zvednou i velký kámen.

50 business callů denně

4x týdně 60 minutový trénink

Opakovatelný

Ovlivnitelný

Přímý dopad



  1. Udržuj motivační scoreboard (Keep compelling scoreboard)
    Lidé hrají jinak, pokud sleduješ skóre. Proto je důležité, aby si měl/a místo, kde každý člen tvého týmu a ty vidí, jak jste na tom v rámci nejdůležitějších cílů a aktivit a jestli v danou chvíli prohráváte nebo vyhráváte.
    Musí být viditelný plánovaný a reálný vývoj.
  2. Vytvoř systém vzájemné zodpovědnosti (Create a cadence of accountability)
    Čtvrtá disciplína je, kde to všechno stojí a padá. Tvoří ji krátký meeting pro kontrolu nejdůležitějších cílů. Jak tento meeting probíhá?
    Má tři základní pilíře - report - review - act takže:
    a. Report - vyjmenujte akční kroky z minulého týdne, jejich plnění a hlavní poučení.
    b. Review - doplňte scoreboard a prohlédněte si, jak si vedete.
    c. Act - nastavíte si akční kroky pro další týden - co navíc ještě mohu udělat krom mé pravidelné klíčové aktivity, abychom se ve scoreboard posunuli blíž našemu cíli?
    Meeting by měl probíhat ideálně jednou za týden (stačí klidně jen 15 minut).

I já jsem si po prvních stránkách knihy říkala, že je to přece intuitivní a jasné. Ale i já jsem byla schopná si na obě dvě otázky v úvodu odpovědět ano. Proč? 

Protože jako vždy i 4DX je o implementaci a ne o znalostech. My spoustu věcí víme, ale neděláme je. 

 

Já sama jsem si 4DX poprvé vyzkoušela při vedení organizace AIESEC. Kde jsem společně se svým týmem začala její implemetaci pro 10 poboček (300 lidí).

Samozřejmě to nebylo tak jednoduché jako na papíře. Některé pobočky si metodologii osvojili rychle, ale jinde to byl opravdu boj. Nepoužívala jsem ji jen pro řízení týmu, ale zavedla jsem si tyto principy i v domácnosti. Nebudu zabíhat do detailů, ale ráda bych ti shrnula alespoň nejdůležitější body, co jsem se při tom naučila. 

 

S čím mi 4DX pomohlo při řízení týmu

  • Vedlo k jasnému plánovacímu procesu a jeho zefektivnění. 
  • Nárůst plnění stanovených cílů - z poklesu výkonu o 13 % v 2018 jsme se posunuli na růst 17 % v prvním pololetí roku 2019.
  • Kultura budovaná na proaktivitě a uskutečňování našich záměrů.

 

Co jsem dokázala sama pro sebe

  • Naučila jsem se 2008 španělských slovíček za rok jako samouk.
  • Přiměla jsem se naběhat i 90 km za měsíc a právě dnes poběžím testovací 10 km závod, tak mi držte palce. 

 

Na co si dle mých zkušeností dávat pozor?

  • Začni od podlahy: Pokud chceš, aby ti tato metodologie opravdu pomohla, je potřeba se jí držet. Případné změny si nech na dobu, kdy si ozkoušíš základy. Začni od samotného plánování a nastavení nejdůležitějších cílů. A pokud máš tým, tak do plánování ideálně zahrň i své kolegy. 
  • Naplánuj si do kalendáře bloky, kdy pracuješ na svých cílech: 4DX není o tom, že teď přestaneš na všem pracovat a budeš dělat jen věci související s tvým nejdůležitějším cílem. Vždy ti zůstává operativa, která se prostě musí stát. Pro začátek ti určitě bude stačit, když si na konci týdne budeš moci vědomě říct, co jsi každý den udělal pro to, aby si splnil svůj cíl. Za mě je nejlepší určit si, kdy na nich budeš pracovat. Já se na ně vrhla hned ráno a na začátku týdne, ale načasování už je na tobě.
  • Nikdy nevynechávej 4DX meeting: Na poslední z disciplín to vše stojí a padá. Pokud budeš meetingy vynechávat nebo na nich neprojedeš 3 základní bloky, tak předchozí kroky mohou být k ničemu. Čtvrtá disciplína ti pomáhá zvýšit zapojení, buduje závazek k cíli a odhodlání jich dosahovat ať už jde o tvůj tým nebo o tebe osobně. 

 

Způsobů, jak dosahovat svých cílů a snů je mnoho a každému sedí něco jiného. Pro mě se staly tyto čtyři disciplíny srdeční záležitostí, protože snoubí dvě velice podstatné věci. A to, že každý z nás má potenciál dosahovat svých cílů a hlavním faktorem v jejich dosažení je naše vlastní disciplína a vytrvalost.

 

               

Autor: Markéta Grbavčicová